วิธีเขียนอีเมลให้ถูกต้องและเหมาะสม


คนวัยทำงานและนักศึกษาคงจะคุ้นเคยกับการส่งอีเมลเป็นอย่างดี เพราะต้องใช้อีเมลในการติดต่อสื่อสาร ส่งงานหรือส่งเอกสารอยู่เสมอ แต่ปัญหาที่พบบ่อยก็คือ เรามักจะติดนิสัยพิมพ์อีเมลเหมือนพิมพ์แชต (chat) ในโซเชียลมีเดีย ทำให้อีเมลดูไม่สุภาพ ไม่เป็นทางการ หรือถึงขั้นอ่านไม่เข้าใจเลยทีเดียว 
 
วิธีที่ถูกต้องและเหมาะสมในการเขียนอีเมลจะมีอะไรบ้างนั้น มาดูกันเลย
 
- ใช้ภาษาให้เหมาะสม
ระดับภาษาสำคัญที่สุดสำหรับอีเมลที่เป็นทางการ เพราะหากใช้ภาษาไม่เหมาะสม ติดภาษาวัยรุ่นหรือภาษาแชตมา ผู้รับก็อาจไม่พอใจหรือไม่รับเรื่องได้ รวมถึงยังควรเลือกใช้คำขึ้นต้นและลงท้ายอย่างเหมาะสม เช่น เมื่อผู้รับเป็นตัวแทนของบริษัทอื่น 
คำขึ้นต้น : เรียนคุณ... / เรียน (ตำแหน่ง) (ชื่อบริษัท) 
สรรพนาม : ผม / ดิฉัน 
คำลงท้าย : ด้วยความเคารพอย่างสูง / ขอแสดงความนับถือ
 
นอกจากนี้การใช้คำภาษาต่างประเทศหรือคำศัพท์เฉพาะทางก็เป็นเรื่องสำคัญ เราต้องแน่ใจว่าผู้รับจะเข้าใจคำศัพท์เหล่านั้น หากไม่แน่ใจก็ควรเลี่ยงไปใช้คำที่เข้าใจง่าย หรือเขียนคำอธิบายศัพท์กำกับไว้ด้วย 
 
- จัดลำดับความสำคัญของอีเมลให้เหมาะสม
ไม่ควรระบุว่าเป็นเรื่องเร่งด่วนพร่ำเพรื่อ เพราะอาจเป็นการเร่งผู้รับอีเมลมากเกินไป และสุดท้ายแล้ว ผลเสียก็อาจตกมาอยู่ที่เรา เพราะถ้าอีเมลทุกฉบับเร่งด่วนเป็นปกติ ผู้รับก็อาจไม่เอาใจใส่อีเมลฉบับไหนเป็นพิเศษเลย แม้แต่ฉบับที่เร่งด่วนจริง ๆ 
 
- บอกจุดประสงค์ให้ชัดเจน 
เมื่อเขียนอีเมลทุกครั้ง ควรระบุจุดประสงค์ในการเขียนของเราลงไปอย่างชัดเจน อาจมีการลิสต์เป็นข้อ ๆ เพื่อให้ผู้อ่านเข้าใจง่าย ในกรณีที่อีเมลมีเนื้อหายาวหรือซับซ้อน ก็ควรสรุปประเด็นสำคัญอีกครั้งหนึ่งในตอนท้าย 
อย่างไรก็ตาม หากเราต้องการให้ผู้รับอีเมลช่วยเหลือหรือทำอะไรบางอย่าง ควรมีการบอกเหตุผล ที่มาที่ไปซักเล็กน้อย เพราะถ้าเราบอกจุดประสงค์ไปแบบห้วน ๆ จะดูคล้ายการสั่งมากเกินไป และทำให้ผู้รับไม่พอใจได้ 
 
แค่รู้วิธีที่ถูกต้องและนำไปปรับใช้ ก็สามารถทำให้อีเมลของเราสุภาพและอ่านง่ายขึ้นแล้ว รับรองว่าการเขียนอีเมลที่มีประสิทธิภาพจะช่วยให้งานของเราง่ายขึ้นอย่างแน่นอน...“เท่อย่างไทย ใครๆ ก็ทำได้” 
 
 
Reference
https://www.techtalkthai.com/8-ways-of-effective-email-writing/
http://www.dailyenglish.in.th/how-to-write-professional-email/




ภาษาไทย...แรงบันดาลใจของคนสื่อฯ (คุณปู จิตรกร)

“ถ้าเรารู้ว่าเราเป็นใคร ภาคภูมิใจในสิ่งที่เป็น ความมุ่งมั่นรักษาเอกลักษณ์ของความเป็นไทย จะเกิดขึ้นโดยอัตโนมัติ” […]

ภาษาไทย...แรงบันดาลใจของคนสื่อฯ (คุณประวีณมัย บ่ายคล้อย)

“ใช้ภาษาไทยด้วยความภาคภูมิใจและถูกต้อง ถือเป็นการสืบทอดภาษาไทยให้ยั่งยืนต่อไปค่ะ” […]

ภาษาไทย...แรงบันดาลใจของคนสื่อฯ (คุณพัสวี ฐิติพรวัฒนกุล)

“ถ้าเราใช้ภาษาไทยให้ถูกเรื่องถูกราว รู้ว่าพูดหรือสื่อสารอะไรออกไป ก็จะทำให้คุณดูดีขึ้นมาได้” […]

คิดได้ ก็ทำได้
เบอร์โทรธนาคารธนชาต